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紙文書が正で、それを作成したWordやExcelファイルただのデータでしかないんだよなもちろん、原則として紙文書ができたら削除しなくてはならない電子ファイルしかない文書やメールで保存規定が定められているものは、それを登録する行政文書の保存期限の大本は総務省が定めているから、各省庁が勝手に伸ばしたり短縮することはできない個人情報がどっさり載ってる各種データベース等は、現物ファイルを登録させられないので、タイトルとダミーのファイルを添付したりする (暗号化してるから公開しても開けないと思うけど)
職員が「永久保存したい」と申請しても却下され、規定に従って1年、5年、10年、30年に振り分けられる ※東日本大震災に関する文書の一部は、特別に永久保存するとのお達しがあった行政文書でも一年未満や年度末までに処理がすべて完了する案件は削除して可そんな紙文書、電子文書のファイルがここ↓で検索できるようになっているhttp://files.e-gov.go.jp/servlet/Fsearch [e-gov.go.jp]一年未満や年度末までに完了する文書は、登録しても登録した年度末に機械的に削除されるので、登録する職員はいない登録された文書は、少なくとも作成した職員はいじれないようロックされる誤登録などに対処するために文書管理担当部署の職員ならいじれる
文書保存は運用が年々厳格になって、年度末に事業が終わる補助金事業なんかは、補助事業の確定検査や交付(補助金の振込み)といった四月に入って実施される作業は翌年度の文書として登録される(昔は年度をまたがっても1つの文書ファイルとすることができた…その方が管理しやすいし見やすいしね、もちろん保存期間は+1年となる)年度内に「登録」ボタン押さないと、機械的に次年度作成行政文書ファイルとなってしまうため、不適切な管理はすぐバレてしまうから、押し忘れた場合は、その旨を備考欄に付記させられる(もちろん、保存期間がその分伸びる)CCで100人位ばらまいたメールなどは、受け取った職員が保存を要すると考えたら各自で保存することになる○○案件の経緯とか、国会議員秘書応対記録とか、そのものズバリなファイル名は付けられないので「○○関連文書」みたいなタイトルにしたりする
以上が建前で、実際には交付文書のひな形などは共有ドライブに保存して使い回している異動に伴う引き継ぎ文書は当然行政文書ファイルに該当するが、秘書案件はもとより、上司の考えかたや企業・クレームおじさんの弱点のような個別対応を含むこともあるので表に出せる訳がない (暗号化したデータベースのパスワードとかも同じ)なので、ヤミ文書となるただ、関係者の頭の中に残ってさえいればいいので、業務の手順やノウハウだけを書いた手順書だけを作り、ヤバい話は口頭でやって次の担当者が個人メモを取ることも多いそういった業務に関するメモ帳も行政文書なんだけど、共有しない文書は総務省のデータベースには載せなくて良い (載せるのはあくまで複数人で共有する=組織として使用する文章のみ)
2年前に役人辞めた時は、こんな制度だったよ財務省の情報システムがどうなっているのかは知らないけど、e-govで行政文書ファイル簿を検索すると財務本省の文書も普通に出てくるから、PCの置き換え、シンクライアント化などで文書が無くなるなんてことはないヤミ文書として取扱われているのなら、ほんとうに存在していたとしても、とっくに削除されているのでは?CCメールを入手しているのなら、CCでばらまいた先が特定可能なんだから、全員証人喚問すれば済む話なのに、前次官の言を鵜呑みにしてそれをしないのは何でだろうね?
保存すべき文書は規定に従って保存し、破棄する文書は確実に破棄しなければならないというルールは、カイワレ食った大臣が自ら文書ロッカーを漁って以降徹底されるようになった当時の与党だか内閣だかの強い意向を受けて現在の行政文書システムになった気がするけど、そこはうろ覚え
ちなみに、私のいた某省は、行政文書システム (行政文書ファイル管理簿に登録する1歩手前のシステム) への登録を促せるため、Dドライブやメール保存用のドライブ共有ドライブは5〜20GBとかなり少なめに設定されていた仕方がないから私物の外付けHDDを繋げたり、DVDに焼いて保存してたけど、セキュリティ強化のためUSBスロットの機能停止が行われ、行政文書システムへの登録もしくは不要な電子ファイルを削除せざるを得ないような状況に追い込みがかけられたそうは言ってもメール1通くらいは余裕で保存できただろうし、だからこそ疑惑がのこる訳だだからCCメールで拡散した送り先を全部公表しろよ!文系タレントばかりじゃあるまいし、元官僚とか元検事とか元IT関係者とか人材だけは党内にそろっているのに、どうして協力体制を組まないのかね?みんな自分の実績を上げるのに一所懸命で、挙党体制で真実を究明する姿勢に欠けてるじゃないの?それともブーメランを恐れているの?
ま、普通は異動するときに後任に引き継ぐ資料とするために、例えば森友学園とのやり取りの経緯なんかは特に、ほぼ確実に残しておくような代物なんだよね。異動して後任に引き継いだ時に経緯が分からないととんでもないことになるからね。
それを消したっていうんだから、どれだけ異常な話なのか。
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行政文書ファイル管理簿 (スコア:4, 参考になる)
紙文書が正で、それを作成したWordやExcelファイルただのデータでしかないんだよな
もちろん、原則として紙文書ができたら削除しなくてはならない
電子ファイルしかない文書やメールで保存規定が定められているものは、それを登録する
行政文書の保存期限の大本は総務省が定めているから、各省庁が勝手に伸ばしたり短縮することはできない
個人情報がどっさり載ってる各種データベース等は、現物ファイルを登録させられないので、タイトルとダミーのファイルを添付したりする (暗号化してるから公開しても開けないと思うけど)
職員が「永久保存したい」と申請しても却下され、規定に従って1年、5年、10年、30年に振り分けられる
※東日本大震災に関する文書の一部は、特別に永久保存するとのお達しがあった
行政文書でも一年未満や年度末までに処理がすべて完了する案件は削除して可
そんな紙文書、電子文書のファイルがここ↓で検索できるようになっている
http://files.e-gov.go.jp/servlet/Fsearch [e-gov.go.jp]
一年未満や年度末までに完了する文書は、登録しても登録した年度末に機械的に削除されるので、登録する職員はいない
登録された文書は、少なくとも作成した職員はいじれないようロックされる
誤登録などに対処するために文書管理担当部署の職員ならいじれる
文書保存は運用が年々厳格になって、年度末に事業が終わる補助金事業なんかは、補助事業の確定検査や交付(補助金の振込み)といった四月に入って実施される作業は翌年度の文書として登録される(昔は年度をまたがっても1つの文書ファイルとすることができた…その方が管理しやすいし見やすいしね、もちろん保存期間は+1年となる)
年度内に「登録」ボタン押さないと、機械的に次年度作成行政文書ファイルとなってしまうため、不適切な管理はすぐバレてしまうから、押し忘れた場合は、その旨を備考欄に付記させられる(もちろん、保存期間がその分伸びる)
CCで100人位ばらまいたメールなどは、受け取った職員が保存を要すると考えたら各自で保存することになる
○○案件の経緯とか、国会議員秘書応対記録とか、そのものズバリなファイル名は付けられないので「○○関連文書」みたいなタイトルにしたりする
以上が建前で、実際には交付文書のひな形などは共有ドライブに保存して使い回している
異動に伴う引き継ぎ文書は当然行政文書ファイルに該当するが、秘書案件はもとより、上司の考えかたや企業・クレームおじさんの弱点のような個別対応を含むこともあるので表に出せる訳がない (暗号化したデータベースのパスワードとかも同じ)
なので、ヤミ文書となる
ただ、関係者の頭の中に残ってさえいればいいので、業務の手順やノウハウだけを書いた手順書だけを作り、ヤバい話は口頭でやって次の担当者が個人メモを取ることも多い
そういった業務に関するメモ帳も行政文書なんだけど、共有しない文書は総務省のデータベースには載せなくて良い (載せるのはあくまで複数人で共有する=組織として使用する文章のみ)
2年前に役人辞めた時は、こんな制度だったよ
財務省の情報システムがどうなっているのかは知らないけど、e-govで行政文書ファイル簿を検索すると財務本省の文書も普通に出てくるから、PCの置き換え、シンクライアント化などで文書が無くなるなんてことはない
ヤミ文書として取扱われているのなら、ほんとうに存在していたとしても、とっくに削除されているのでは?
CCメールを入手しているのなら、CCでばらまいた先が特定可能なんだから、全員証人喚問すれば済む話なのに、前次官の言を鵜呑みにしてそれをしないのは何でだろうね?
保存すべき文書は規定に従って保存し、破棄する文書は確実に破棄しなければならないというルールは、カイワレ食った大臣が自ら文書ロッカーを漁って以降徹底されるようになった
当時の与党だか内閣だかの強い意向を受けて現在の行政文書システムになった気がするけど、そこはうろ覚え
Re:行政文書ファイル管理簿 (スコア:1)
ちなみに、私のいた某省は、行政文書システム (行政文書ファイル管理簿に登録する1歩手前のシステム) への登録を促せるため、Dドライブやメール保存用のドライブ共有ドライブは5〜20GBとかなり少なめに設定されていた
仕方がないから私物の外付けHDDを繋げたり、DVDに焼いて保存してたけど、セキュリティ強化のためUSBスロットの機能停止が行われ、行政文書システムへの登録もしくは不要な電子ファイルを削除せざるを得ないような状況に追い込みがかけられた
そうは言ってもメール1通くらいは余裕で保存できただろうし、だからこそ疑惑がのこる訳だ
だからCCメールで拡散した送り先を全部公表しろよ!
文系タレントばかりじゃあるまいし、元官僚とか元検事とか元IT関係者とか人材だけは党内にそろっているのに、どうして協力体制を組まないのかね?
みんな自分の実績を上げるのに一所懸命で、挙党体制で真実を究明する姿勢に欠けてるじゃないの?
それともブーメランを恐れているの?
Re: (スコア:0)
ま、普通は異動するときに後任に引き継ぐ資料とするために、例えば森友学園とのやり取りの経緯なんかは特に、ほぼ確実に残しておくような代物なんだよね。
異動して後任に引き継いだ時に経緯が分からないととんでもないことになるからね。
それを消したっていうんだから、どれだけ異常な話なのか。