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電子メールで、やってはいけないこと 282

ストーリー by Acanthopanax
気をつけよう 部門より

Anonymous Component曰く、"PDA大手のパームワン社が、メール上でも相手に与える印象は大切だという視点で、仕事で使う電子メールで「やってはいけない」ことについての傾向と対策をまとめたそうです。(CNN Japanの記事)
調査対象になったのは欧州の従業員500人以上の企業ですが、「やってはいけない」ことの筆頭には「受け取ったメールに返信しない」が挙げられています。相手との人間関係を損ねないために、「返信は必ず24時間以内に。受け取っていない振りはしない。回答を保留する場合はそう伝えるだけでもいい」という行動を心がけるべきだ、と実験心理学の専門家はアドバイスしています。また、受け取る側として「急ぎの要件の場合には電話でも連絡して欲しい」と思っている人が回答者の3割あったそうです。
記事はビジネスメールについてのものですが、文法や綴りの誤りを見直すこと、文の調子に気をつけること、無用なCCをつけないことなどは、ビジネス以外のメールにも当てはまることの様な気がします。記事では「国による気質の違い」があるとも述べられていますが、日本ではどうでしょう?"

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  • エチケットですね (スコア:3, すばらしい洞察)

    by NOBAX (21937) on 2004年09月21日 7時13分 (#624961)
    別にメールに限らず、人間関係を円滑に保つための
    常識だと思いますけど。
    • by gendohki (16311) on 2004年09月21日 11時12分 (#625075)
      顔が見えないから、思わず特別な感情になってエチケットが吹っ飛ぶようで。
      それでネチケットなんて、あえて特別なものを用意しておく必要(?)があったと。
      顔と名前が特定されてないからって、暴れんじゃないよ。
      って言うのは、一応改めて教え込んでて間違いじゃないと思います。

      #そういえば、暴れてる酔っぱらいは警察に連れていかれても、暴れてるもんなんだけど、
      #名前を聞き出されたり所持品からバレたりすると、途端におとなしくなるんだそうな。
      --
      --
      「なんとかインチキできんのか?」
      親コメント
  • by Anonymous Coward on 2004年09月21日 12時07分 (#625133)
    「電子メールで、やってはいけないこと」を嫌味ったらしく説教すること。
    # コミュニケーション手段を巡ってコミュニケーションが断絶します
  • んー。 (スコア:2, すばらしい洞察)

    by tit (23686) on 2004年09月21日 7時12分 (#624959)
    HTMLメールでは送らない。
    • by solstice (15096) on 2004年09月21日 8時50分 (#624986)
      やっぱ、HTMLメールってまだNGなのかなぁ。最近では結構な数のメールクライアントが、HTMLメールをサポートするようになってきてる気がするし。

      せっかくの技術が活用されてないのは、すごく残念な気がする。
      親コメント
      • Re:んー。 (スコア:2, 興味深い)

        by llm (11066) on 2004年09月21日 9時07分 (#624991) 日記
        僕はHTMLはあまり賛成でないほうなのですが、

        >せっかくの技術が活用されてないのは、すごく残念な気がする。

        というのも一理あるかなと思います。
        言われるように結構な数のメールクライアントがHTMLメールを扱えるように
        なってきていることを考えるとこの流れは帰られないかなと。

        けど、たとえば添付画像が一杯ある場合に、ぺたぺた適当に貼り付けて
        適当に送られるんではないかと(人によっては、ですが)思うと今のよ
        うに添付して内容を記述するとメールツール上以外でも確認ができて
        双方にとっていいと思うんですけどね。

        #といいつつ、やらなければいつまでたってもそのスキルは低レベルな
        #ままなわけで、むつかしー(^^;;
        ---
        「萌え」「美少女」「メイド」に現実逃避してはいけませんか、そうですか。
        --
        人事を半分尽くして天命を待つ
        親コメント
        • Re:んー。 (スコア:2, 興味深い)

          by Anonymous Coward on 2004年09月21日 9時35分 (#625005)
          個人使用ならかまいませんが、仕事で使うのは控えて頂きたい。
          色をつけたりラインを引いたりすれば重要な点が伝わると勘違い
          している人が多いので。昔ながらのビジネス文書をつくる必要は
          無いが、最低限仕事としての文書作成能力は身に付けて欲しい。
          親コメント
      • by Anonymous Coward on 2004年09月21日 9時45分 (#625013)
        例えば、紙の書簡を封筒に入れ、切手を貼って送りつける場合、
        様々な色の蛍光ペンを使ってカラフルに文字を書き、
        ラメやフェルトを貼る事は、技術的には容易に可能ですよね。
        読む側も、よほどの事が無い限りは読めるでしょう。

        でも、それはビジネスの関係では有り得ないでしょ?
        仕事絡みでなくても、フォーマルな手紙ではやらないと思います。
        それは、「読み手が必要だと思わないであろう装飾を施す事」が、
        書き手の自己満足で、相手には失礼になるからではないでしょうか。

        私はDM以外で「HTMLメールである必要性」を感じた事が無く、
        DMはそれ自体が多くの場合不要に感じています。
        必要が広く認められれば、自然と普及するでしょう。

        > 最近では結構な数のメールクライアントが、
        > HTMLメールをサポートするようになってきてる気がするし

        技術的な問題を挙げるとすれば、
        トレース目的の画像(と疑われる外部リソース)の処理について、
        「結構な数のメールクライアント」では処理が統一されているのでしょうか?

        そもそも、「HTMLメールをサポート」と言っても、
        ほとんどの場合は自前でHTMLを解釈しているワケではなく、
        外部のブラウザを使っているんじゃないかと思いますが...。
        各ブラウザの脆弱性や、悪意あるコード(ブラクラ)への対応も、
        メールクライアント側では限度があるんじゃないですか?

        それとも、単にエクスポートされていれば
        「サポートしている」って言える?
        親コメント
        • 「装飾」ばかり取り上げられていますが、むしろHTMLの本質は見出し、表組み、箇条書き、それと差出人の情報(address要素)などの論理要素だと思います。これらはむしろ、ビジネス文書では必要な要素と言えないでしょうか。

          現状、各MUAのエディタのプレーンテキスト整形機能や等幅フォント、罫線文字などのクラシカルな技術で何とか表現している状況ですが、これがHTMLで自然にできるなら素敵なことだと個人的には思います。

          トレース目的の画像(と疑われる外部リソース)の処理について、「結構な数のメールクライアント」では処理が統一されているのでしょうか?

          いわゆるWebバグは問題ですね。そもそも、本来メールサーバーからダウンロードして完結するはずの(IMAPについてはとりあえず置いておきます)メールで、外部リソースを使わないとメールが完成しないということ自体に前々から疑問を感じていました。それならサーバー上のHTMLへのリンクだけ書いたメールで十分じゃん……。

          外部リソースが利用できるのは、単にこれまで問題が発覚していなかったため対処されていなかっただけという気がしますね。今後、スクリプト同様にブロックされる流れになるとよいのですが。 実際、最新のOutlook Expressには外部リンクの画像を表示しない(当然、取得もしないのでWebバグに引っかからない)設定があります。

          そもそも、「HTMLメールをサポート」と言っても、ほとんどの場合は自前でHTMLを解釈しているワケではなく、外部のブラウザを使っているんじゃないかと思いますが...。各ブラウザの脆弱性や、悪意あるコード(ブラクラ)への対応も、メールクライアント側では限度があるんじゃないですか?

          これは、その「外部のブラウザ」側で対処すればよい問題ではありませんか。
          メーラー側が、どのブラウザを使っているのか説明責任を果たすこと、また外部のブラウザにHTMLメールを渡す際、適切なセキュリティゾーンを設定する(ローカルのHTML扱いとはしない)ことが前提になりますが。 またまたOutlook Expressの話で恐縮ですが、HTMLメールを表示する際、Internet Explorerの「インターネットゾーン」と「制限付きサイトゾーン」のどちらのセキュリティ設定を利用するか選択することができます。

          --

          -May the sakura-cards be with you.-
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          • by miri (12057) on 2004年09月21日 16時31分 (#625296) 日記
            セキュリティホールや各MUAによる違いなど、いろいろ問題が発生してしまうのは、もともとHTMLというものがメールで使われることを前提としていないからだと思います。
            そうだとすると、メールを前提としたHTML規格を新たに作るのが順当なんじゃないかと思います。今ならXHTMLのサブセット(なんていうんだっけ?)とかで。

            メールというのはWebページよりも定型的なものだと思うので、メールにこそ標準化というものが必要なのだと思います。現在のインターネットメールシステムはとても古いものだし、普及してしまっていて変えるのは難しいかと思う反面、Sender IDなどまだ変えられるような雰囲気もあります。

            現在はレンダリングエンジンに任せるか、テキストだけを抽出して読むかという2択しかないような状況ですが、制限されたタグセットだけ有効にして表示するということができれば、もう少し状況は改善すると思うし、どのタグを有効にするかを選択できるようにするとか、メールで有効にすべきタグセットが標準化されていれば、送信側も無茶はしないんじゃないでしょうか。

            なんだか簡単そうに書いてしまいましたが、できそうなことができない今のパソコンというものに苛立ちを感じる1人の自称技術者として。
            親コメント
        • by wadatch (6649) on 2004年09月21日 10時15分 (#625033) 日記
          別にHTMLでなくても良いのですが、最低限、インデントとか、
          センタリング程度の書式はビジネス文書でも設定したいですけどね。
          場合によっては簡単な表組み程度はやりたい場合もあるでしょう。
          それを現状ではフォントを等幅にしろ、と相手に要求する結果になっている。
          (HTMLメールでも、対応クライアントで読めという話になっちゃいますけど)

          なんとかならんかな、とは思うのですけど。。。

          え?PDFを添付しろって?(^^;
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          • by kr (10950) on 2004年09月21日 11時45分 (#625116) 日記

            以前から思っていることなのですが。 簡単な整形程度であれば、 text/enriched [ietf.org]を 使えばいいのになあと思うのです。 大した整形はできませんが、 ビジネスメールには丁度いい程度に思えるし、 HTMLのようにhyperlinkやらinline imageやらがないので、 セキュリティやプライバシ的にも(ほんの少し)安心ぽくもあります。

            思えば初期のMIME仕様 [ietf.org]からすでにtext/richtextとして含まれていたにも関わらず、 実装されているMUAも滅多になく、気が付けば時代はtext/enrichedを通り越してHTMLだのCSSだの、もっと複雑で高度な整形が可能な形式が主流になってしまいました。 なんとも不遇なcontent-typeだと思います……。(/_;)

            ええい、こうなったら、今こそtext/enrichedの復権を!!

            え? い、いえ、昔、ムキになってtext/richtext対応「俺専用MUA」を書いたりした恨みで言ってるんぢゃないですよ? ^^;;

            # 「俺実装」がそこそこ使えるよーになってきたかなーと思ったら、
            # 丁度text/enrichedが出てtext/richtextはobsoleteになっちゃってさー。ブツブツ……。
            ## で、結局どっちも実用として使われることなかったし……。

            ま、仮に、今更text/enrichedが世間のMUAで実装されて使われるようになったとしても、 結局HTMLと同等の拡張が行われて、区別付かなくなるのがオチなんでしょうけど。

            親コメント
      • Re:んー。 (スコア:2, 興味深い)

        by U-Chan (6901) on 2004年09月21日 12時59分 (#625184)
        > せっかくの技術が活用されてないのは、すごく残念な気がする。

        で、spam 業者以外で活用している人たちがいるんだろうか?
        送られてくるHTMLメールって、くずメールばかりなので、フィルタでどんどんゴミ箱送りです。
        たまに必要なのも混ざってるけど……その内容は text/plain で十分ですね。
        親コメント
      • Re:んー。 (スコア:2, すばらしい洞察)

        by AD (8507) on 2004年09月21日 17時28分 (#625321) ホームページ 日記

        メールにHTMLを採用する前に、中の人に文書構造だの諸々の文書作成知識を採用するべきかと。

        HTMLの要素は、殆どが自然言語に元々存在する要素──見出し、段落、強調、引用、列挙など──であり、文書構造を意識することで有用な文書作成に繋がるかもしれない。しかし、実際に『HTMLメールなる技術』を見れば、大抵は「FONT弄り」と「TABLE弄り」に終始している。HTMLである利点は、せいぜいPDFより軽い程度のものではないか。それなら、まだWordファイルの方が素直だ。或いはJPEGで送ってみるのも一興かもしれない。

        そうなると、「直感的に正しいHTMLを吐かないオーサリングツールが悪い」という、いつもの流れになるわけだが、それは半分正しい。ただ、文書構造を意識して内容を書くのは人間の仕事なので、人間側の能力の欠如である場合も多いと考えられる。仮に理想的なオーサリングツールがあっても、人間が文書構造を意識しないとダメだということ。

        人間は論理構造を意識したテキストを書いて、そのテキストから論理構造を読み取り、HTMLとして自動的にマークアップするプログラムが必要かもね。HTMLメールの「HTML」な部分を生かすには。

        --
        --労使曰く、ひとごとを尽くして神頼み--
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      • Re:んー。 (スコア:1, 興味深い)

        by Anonymous Coward on 2004年09月21日 9時31分 (#625002)

        Microsoftさんを筆頭にした数々のMUAメーカーが数限りないほどのhtmlメールのセキュリティホールを生み出してくれたおかげで、知らないうちに「htmlメール」=「悪」の図式ができあがってしまいましたね。特にMicrosoftの対応が遅くて、長い期間ユーザに「htmlメールを使わない、htmlメールを扱うことのできるメールソフトを使わない」対処法しか与えてこなかったことも大きな要因かと思われます。

        技術そのものは悪くないと思いますが、 誰にでも解るようなセキュリティホールがあらかじめきちんと取り除かれている前提が存在して、かつ「必要に応じて使い分ける」(意味もなくhtmlメールを多用しない)合意があれば普及したのではないかと思います。

        親コメント
      • by tada (5086) on 2004年09月21日 10時58分 (#625057)
        普及しようがすまいが、
        HTMLメールには、Webバグによるプライバシーの侵害という避けられない問題があります。
        メールを読んだこと、メールアドレスが有効であることを知らせてしまいます。
        HTMLは、プライバシーを大切にしなければならないメールとは相性が良くないと思います。
        親コメント
  • by Anonymous Coward on 2004年09月21日 8時07分 (#624972)
    一番やってはいけないのが「受信」
    次にやってはいけないのが「送信」
    この二つを守ればあなたに平穏が帰ってくるでしょう :P
    • まぢで元記事読んだらメール出したくなくなってきた。(笑)
      「回答は保留でもよい」って本当かな?
      アンケートには「保留でもよいから返事がほしい」って書いても、
      世の中、実際のところは「他の仕事はさておき、まずはじめに俺の依頼を
      片付けんかい!メール読んでるなら」って人多い気がするんですが...
      #↑こーゆー妄想に捕らわれてる人は仕事が片付く目処が
      #つくまで返事書きずらいと思います...
      --
      Kiyotan
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  • そうねぇ・・・ (スコア:2, 参考になる)

    by llm (11066) on 2004年09月21日 9時12分 (#624994) 日記
    やってはいけないことではないと思うが、ただの転送はよして欲しい。
    丸ごと転送して自分の文章が無いメールは何が言いたくてこれを転送し
    てきたのか理解に苦しむ場合が多い(--;;;

    さすがに社内でないとこういうのは来ませんが、こういうことを平気で
    する方々が多いので、閉口してます。
    「ただの転送は読まずに捨てますからね」とアナウンスしてあるんですが。

    まあ、今のところそれが元でトラブルにはなってないんでよいのですが。

    ---
    「萌え」「美少女」「メイド」に現実逃避してはいけませんか、そうですか。
    --
    人事を半分尽くして天命を待つ
    • by asasaoi (17097) on 2004年09月21日 9時54分 (#625018) 日記
      いや、私の場合社内でしかそんな転送は来ませんが・・・
      社内、というか一名の上司だけですが、はい。

      せめて「参考に。」とか一言でも書いて欲しいです、はい。

      --

      ----------------------------------------
      とゅー びー おあ のっと とぅー びー ゲノム読めても理解できない
      親コメント
  • お国がら (スコア:2, 興味深い)

    by RX-178 (2626) on 2004年09月21日 9時47分 (#625015)
    記事では、
    フランスでは文法やスペルミスに重みを置く
    イタリアではスペルミスもどうでもいいし返事も遅い
    ドイツではMailでのトラブル発生率が多い
    と、お国柄が出ているような気がする。

    他の国はどうなんだろう?
    • by Elbereth (17793) on 2004年09月21日 11時02分 (#625062)
      日本では事なかれ主義によって見かけ上のトラブルは少なく
      報告されている気配があります。
      マシントラブルでとかプロバイダが云々とか自分以外に責任を
      転嫁することも……

      #と適当に答えてみるテスト
      親コメント
  • もちろんspamに対してですが。

    最近は、アドレス収集目的と思われる、よほど気をつけないと
    返信してしまいそうなメール(空メールが来たんだけど、ほん
    とうにあなたなの?)が来るので結構大変です。

    複数のメールアドレスに同じメールが来ると、ああそうか、
    と思うのですが。
  • by masaru_al (15915) on 2004年09月21日 9時54分 (#625019)
    私の場合、メールのマナーといって真っ先に思いつくのがこれ。メールの先頭に返信文があって、メールの末尾に返信元の文章がそっくりそのまま引用符付きで残っているというスタイル。是か非かよく論争になっているのを見かける。

    コミュニティ(職場など)によっては、そうしてもらった方がどのメールに対する返信なのかがわかりやすいので良いマナーだ、という意見と、関係ない部分まで引用して送信するのは無駄だしうっとうしいのでやめてほしいという意見があるみたい。

    コミュニティ内のやりとりなら「郷に入っては郷に従え」でやっているけど、初めてやりとりする相手の時はどうしようかときどき迷う。昔は(パソコン通信が主流だった頃は) "引用は必要な部分だけを" って言われていたので、基本的には今でもそれに従っているんだけど...。
    • Re:全文引用 (スコア:2, 興味深い)

      by mocchino (13752) on 2004年09月21日 18時43分 (#625352)
      >昔は(パソコン通信が主流だった頃は) "引用は必要な部分だけを" って言われていたので、基本的には今でもそれに従っているんだけど...。

      メーリングリストと掲示板等は必要な部分のみ引用が基本でしょう
      仕事メールの場合は全文引用が多いですね。

      私的に、これの理由はただ一つだと思っています。
      それは、「メーリングリスト/掲示板は原文がそのシステム上に残り再確認手段があるが、メールは送受信者のメールボックスにしか一切残らない」と言うのが最大の理由でしょう

      仕事の場合は、メールを他者に転送する場合も有りますが、加工されていると経緯がわからなくなります。
      そして仕事上の、言った&言わない等は利害問題に発展する可能性がありますから、経緯を証拠として残しておくと言う意味もあるでしょう。

      なので、仕事でのメールの場合は全文引用も仕方ないかなぁとは思います。
      親コメント
  • 無意味な全文引用 (スコア:1, おもしろおかしい)

    by protocol7 (14561) on 2004年09月21日 10時03分 (#625026) 日記
    (略)
    • by nu-u (12312) on 2004年09月21日 10時11分 (#625031) 日記
      Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:

      # レレレのおじさんからメールです(T_T)
      親コメント
      • by Amayu (17356) on 2004年09月21日 10時35分 (#625040)
        MUAによってReをまとめてくれる
        (Re:Re:Re:→Re:^3)ものもありますね。
        しかしReの後ろに":"をつけるものだけならいいのですが、
        中には違う記号、例えば">"をつけるもの(ドコモ携帯など)
        があって
        気が付いたらメールのサブジェクトがReで埋もれていたり・・・。
        --
        []_g@
        親コメント
        • by Ryo.F (3896) on 2004年09月21日 12時08分 (#625134) 日記
          実は「Re: 」(空白まで入れて四文字)は、RFC2822で規定されています。
          When used in a reply, the field body MAY start with the string "Re: " (from the Latin "res", in the matter of) followed by the contents of the "Subject:" field body of the original message.
          「MAY」なので絶対にダメ、と言うわけではありませんが、「Re:^3」とか「Re[2]:」とか「RE: 」(←これ、MS Outlook)、やめてほしいです。RFCに従って正しく「Re: 」を処理してくれ。かっこ悪いし。
          歴史的には、日本語サブジェクトのエンコーディングの絡みとかもあるわけだけど、それってもう十年以上前の問題なんじゃないかなぁ。
          親コメント
  • 行頭にスペースを入れ、メール全体をインデントしてる
    メールをよく見かけるのですが、この行頭のインデントに
    意味ってあるのでしょうか?

    引用すると
    ≫  引用本文、、、、
    ≫  引用本文、、、、
     ^^^^
    のように無駄にあいてしまい非常に見苦しく
    しかも、メールサイズを無駄に肥大化させているだけ。
    私は、サブジェクトが示すように私は、意味ナシと思っている。
  • ネチケットガイドライン [cgh.ed.jp]くらいは、一読しようよ。
  • by Inetpub (20077) on 2004年09月21日 10時52分 (#625048)
    「会員へのお知らせメール」をCCで全会員に送る。
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Stay hungry, Stay foolish. -- Steven Paul Jobs

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