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IT

IBM の研究曰く「メールのフォルダ分けは時間の無駄」 85

ストーリー by reo
手動仕分けは流石にいないだろ常考… 部門より

cheez 曰く、

朝出社してチェックしたメールを一生懸命フォルダに仕分けしている /.Jer にはいささか残念なお知らせだが、「フォルダ分けよりも検索機能を利用したほうがメールを速く探し出せる」ことが分かったそうだ (BoxFreeIT の記事本家 /. 記事より) 。

IBM が 354 人の電子メールユーザを対象に行った調査研究によると、ファイリングされたフォルダ内を探すよりも検索機能を使った方がメールを素早く探し出せるとのこと。フォルダ内検索は平均 58 秒だったのに対し検索機能は平均 17 秒しかかからず、また検索の成功率にはほぼ違いは無かったそうだ。昨今送られてくるメールの多さでは仕分け作業に 1 日 20 分以上かかることも珍しくもなく、メールのフィルタリングを自動化し検索機能を利用することによって少なくとも 1 週間あたり 1 時間は無駄な時間を節約することができ、生産性もあがるという。

検索機能はどのメーラーにも搭載されているが、特に Google の Gmail はラベルとスレッドの組み合わせによってこの慣習を拡張させることに成功していると元記事は指摘する。ラベルは 1 通のメールに複数割り当てることが可能なため、メールをコピーして複数のフォルダに保存するいった状況も発生せず、また自動フィルタリングを設定すれば手間無くラベルを振ることもでき、ストレージを圧迫することなく作業も単純化されているのが利点であるとのこと。

なお、フォルダに仕分けするという作業は「後に探し出し易くするため」というよりは「メールの多さに圧倒された結果としての行動」であることが多いとこの研究は結論づけているそうだ。受信メール数の多い人ほど「to do」が明確になるようフォルダ分けを行い「インボックスを合理化」する傾向があるとのこと。ただし、タスクマネジメントの一環としてインボックスを「to doリスト」化しようとするのは効率的ではないとこの研究は示唆しているとのことである。

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  • by denchu (6847) on 2011年10月11日 12時43分 (#2032687)

    検索の場合、検索文字列が思い出せないと検索出来ないわけで…
    しかも、(前方|後方|部分)一致検索しかないともうお手上げ。
    後は一般的な語句で検索すると、結果が多すぎて探す気にもならないとか。

    もっとも gmail の検索機能は便利なんですけどね。

    #まぁ、私は gmail を imap でアクセス出来るようにして Becky2! で見ていますが。

  • by ikotom (20155) on 2011年10月11日 14時24分 (#2032771)

    部門名に真っ向から立ち向かうが如く、
    メール振り分けを「手動で如何に素早く行うか」という所で名を馳せたmewというメーラーもあったのです、いや今もあり続けているのです!
    http://www.mew.org/ja/ [mew.org]
    2011年現在、絶賛更新中なのには素直に頭が下がります。
    さすがにもうmew使いはマイノリティなんですかねえ。

    • by wedge (14149) on 2011年10月11日 22時00分 (#2032999) 日記

      あれ、mew は仕分け先を推測させることならできましたよね?

      で、OS X での Spotlight とかの外部の検索機能への対応や、検索結果を仮想フォルダ化して表示なんていう、まさにここで話題になっているような機能もそれができるようになったのは結構早いほうだった、ような
      (Windows で S/MIME 使えるようにするのに挫折して 2006年ころからつかってないけど)

      親コメント
  • Gmailのようにラベル付けで管理したいけど仕事で使ってるメールは
    IMAPアクセス。

    開発用に、ビルド・コミットログ・ハートビートなどの自動送信メールが飛んでくる事もあり
    そういうメールを分離しておかないと重要なメールが埋もれてしまう。
    GmailでもそういうメールはInboxをスルーしてアーカイブに突っ込むようにしてるし。
    やはり最低限の分離は必要だと思う。

    昔は人毎とかで細かく分離してたけど
    Gmailを長く使ってきて反省をして最近は分け方を変えた。
    プロジェクト単位で分ける、コミットログ等を分ける、個人メールを分ける
    くらいの荒い単位で分けるようにして労力を減らしているつもり。
    けども……なにより、Thunderbirdのキーボードショートカットが使いづらくて困ってる。
    流れるようにメールを見ていきたいのに……

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 13時17分 (#2032726)
    フォルダ分けをするのは検索したいからではなく、見落としたくないからです。

    例えば得意先のドメインからのメールを、フォルダに分けたり
    サーバー監視のエラーメールを、特定のフォルダに入れたり。

    受信の度に検索した方が生産性が上がるとは、とても思えません。
    • 同感ですね。私は学会名とか会社名のフォルダをいくつか用意して送り元でフィルターをかけ直接フォルダに入れるようにしてます。そうすれば特定の送り元からのメールがあった場合そのフォルダ名がボールドになるのですぐ分かります。(Thunderbird使用)

      フォルダに直接入らないメールはその他ということで優先順位低め。あとからメールを検索して探すなんてことはめったにないので不自由感じていません。
      親コメント
    • by Anonymous Coward

      >メールのフィルタリングを自動化(略)することによって少なくとも 1 週間あたり 1 時間は無駄な時間を節約することができ

      フォルダ分けをするのは構わないけど、手動仕分けは無駄だっていうのがこのトピックスの主旨ね。

  • by rin_penguin (9144) on 2011年10月11日 14時07分 (#2032758)

    iTunesが出て来た時のことを思い出します。
    登場時は「ファイルやフォルダを直接操作できないとは何事か」と批判を受けていましたが、
    結局のところiTunesが提示した「フォルダ構成はユーザに見せず、メタ情報をインデックス化して
    管理する」方法の利便性が一般ユーザに受け入れられて他の楽曲管理ソフトにも広まって
    いきました。

    /.でも「ファイル/フォルダ構成の方が直感的」という意見をよく見かけますが、個人的にはそれは
    単に「我々がITエンジニアとして訓練された結果」に過ぎないのではないかと考えています。

    • by LoadFF (27414) on 2011年10月11日 19時52分 (#2032945)

      iTunesが提示した「フォルダ構成はユーザに見せず、メタ情報をインデックス化

      ほとんどのデータベースって、そういう構造になってませんか?
      と言うか僕にはiTunesの楽曲管理がフォルダ/ファイル型を再生産した物にしか思えません。

      「ファイル/フォルダ構成の方が直感的」という意見をよく見かけますが、 個人的にはそれは単に「我々がITエンジニアとして訓練された結果」

      や、概念的には、図書館や書店で分野毎に本が分類されているってのと同等なので
      日常的に慣れ親しんでるはずですよ。
      ディレクトリ構造も図書館で採用されてる日本十進分類そのものですからね。

      --
      如何なる内容であろうとACでの書き込みは一切無視します。
      親コメント
    • by USH (8040) on 2011年10月11日 19時22分 (#2032934) 日記

      余り使い込んでいないのだけれど、gmail などではラベルを階層化して整理できるのかな?

      mh とかだと、ディレクトリ階層と同じでフォルダの階層化ができる。
      フォルダやラベルが増えてくると、どうしてもこういう機能が欲しくなる。

      gmail のラベルはベタに並ぶので、そこが不便。

      # 脳がIT化してディレクトリ階層しか受け付けなくなっている?

      親コメント
    • by Stealth (5277) on 2011年10月12日 17時15分 (#2033479)

      iTunes のプレイリストとファイルの関係は見事にフォルダー/ファイルであり、自動ファイルリストは自動仕訳ルールだったりする訳ですが。
      iTunes は「実体としての楽曲ファイルがどこにあるかはどうでもいい」を実現していますが、主目的である楽曲の演奏整理などに関しては結局「ファイル/フォルダー構成の方が直感的」からは何ら変わりがありませんよ。
      iTunes のプレイリストも普通にツリー構造を取れますし。

      バックが mbox/Maildir/MH や、はたまた独自形式のファイルだったり DB に格納されていたりするなどを問わず、MUA の UI では「フォルダーとファイル」のイメージを提供しているというのは、iTunes の形と大きな差はないと言えるでしょう。

      もっと言えば、タグ付けやスター、フラグなども情報を整理するために情報を付与しているものですし、捉え方によっては「ファイルをフォルダーに分類して入れる」のと大差はありませんよ。
      ファイル実体 (メール本体) がもつ情報に対してフォルダー (受信箱の中のフォルダー) はメタ情報に過ぎません。

      親コメント
  • 自分の場合、受信したメールは、
     特定のML宛→ML名のフォルダ
     自分宛、その他→受信箱
    のように自動振り分けされ、各フォルダに未読メール数が出ます。
    振り分ける理由は、最初に読む際の、気持ちの整理的な意味合いです。
    順番に読み進める際に、グチャグチャに入った受信箱だけを読み進めるよりも、
    「どんなメールか」を念頭に置きながら読めるため、気持ちの切り替えに労力がかからず、手早く読めます。

    検索には全体grepを使う事が多いですが、そうだからといって、振り分けが時間の無駄になるとはとても思えません。
    むしろ読む時間が大幅に短縮しているので手放せません。

    個人的には、この調査研究は、辿り着いた結論までの論理が破綻してます。

    • by Anonymous Coward

      元の調査結果に書いてないことを捏造してまで批判したい?

  • それが検索機能の存在意義なんだしさ。

    そもそも、頻繁に検索する必要自体がなくなるようにするのが正しい整理の仕方ってもの。

    ログ系の定時メールくらいは自動で振り分ける/タグを振るなりしておいて、
    受信トレイ=todoにしておいて、対応/返信したら適切なフォルダへ移動/タグ付け、で大抵問題ないと思うけど。

    フォルダ分けしないと、OEとかThunderbirdとかは受信トレイが2GB超えて動作が腐るとかの方が問題。
    Thunderbirdに至っては、検索用のDBファイルがでかくなりすぎて動作が重くなるとか本末転倒なことが
    起こるわけだけど。あれMySQLとかPostgresqlとかにDB変えられんのかね・・・

  • どうも受信メールのことしか書いてないっぽいが、Gmailでも受信トレイと送信済みメールがフォルダ分けされているのは、多くの人がこのフォルダ分類が使いやすいからと思ってるからなんでしょうね。

  • >検索機能はどのメーラーにも搭載されているが、
    メーラーによって差異・優劣がでまくる部分じゃない?
    Outlookを使ってて、Shrikenの検索機能が欲しくなったことが何度も。

    フォルダ分けは見る優先順位が一見でわかるので便利なもんで、
    どっちか片方あればいいってもんでもない気がする。
    • by adeu (2937) on 2011年10月11日 12時47分 (#2032691)
      Outlook使いならxobniがいいかな。
      日本語インタフェースがないのがマイナスかもしれないけどtwitter/Facebook/Linkedinなど使っているなら手放せなくなる。
      親コメント
    • 確かに。
      Opera使ってますがいまいちです。
      検索した結果が自動で残って、新規に受信したメールが勝手に追加されていくのは便利なんですけどね。
      いかんせん検索機能そのものがいまいちなので活用しづらいです。
      フォルダ分けしてるかというとそうでもないですが…。

      Notesのメールクライアントはわりと使いやすいです。機能と用途はこんな感じです。
      ・フォルダ分け → 未読管理用
      ・あて先でマーキング、差出人で色づけ → 一覧中で探すときに
      ・スレッド表示 → 関連メール探しとか
      ・検索条件の保存 → タグ代わり

      添付ファイルも索引できるので、結構便利です。

      親コメント
    • by Anonymous Coward

      > どっちか片方あればいいってもんでもない気がする。

      元の記事は斜め読みした限りだと、「検索だけあればいい」という話ではなく、「手動でフォルダ分けするのは無駄」って話みたいなので自動フォルダ分けと検索の併用がベスト、という結論になるのではないですかね。

      それであれば私は元記事に全面的に同意ですが。

  • そんな人からのメールは結局全部見てみるしかないのです。

    #アドレス入力を省くために、前に送った関係の無いメールに対して返信してくる人には、Gmailのスレッドは逆効果です。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 12時54分 (#2032699)

    メールをチェックしてフォルダわけするわけではなく、自動でフォルダわけしてからメールをチェックする。

    それは良いとしてThunderbirdの検索機能と振り分け機能が貧弱で困るな・・・・・・

    • by Anonymous Coward

      だよね、自動である程度振り分けた後に、振り分けられたフォルダの重要度を加味しながら読んでく。

      振り分けに失敗して受信トレイに残るのは何とかならないかなThunderbird、受信トレイに対してツール→フォルダにフィルタ適用をたまに使わされてます。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 14時06分 (#2032756)

    少し話がそれますが、メールアドレスをドメイン毎でソートしたいことがたまにあります。

    aaa@example-x.com
    aaa@example-y.com
    aaa@example-z.com
    bbb@example-x.com
    bbb@example-y.com
    bbb@example-z.com
      :

    よりも

    aaa@example-x.com
    bbb@example-x.com
    aaa@example-y.com
    bbb@example-y.com
    aaa@example-z.com
    bbb@example-z.com
      :

    といった具合です。あまり需要はないのでしょうか。

  • 自分がものぐさなだけなのかもしれないけど、検索使いこなしたら自動振り分けすらめんどくさくなるよ。

    振り分けと検索って取捨選択じゃなくて「最初は」共存でいいと思います。

    自動仕分けしたところで、結局そのフォルダには少なからずメールがたまるわけですよ。
    100通とか溜まった仕分けフォルダから検索するには、やっぱり手動じゃナンセンスじゃないかな?
    それに、そもそも自動仕分けされたらどこに行ったのかさっぱり分からなくなることもあるわけで。
    そういうときは結局全体検索するじゃないですか。
    いちいち全部舐めるように見るのはちょっと苦しいよね。

    そうやってもう10年MTA使い続けてますが、気が付いたら自動仕分け用のフォルダ、ML以外なくなりました。
    面倒な振り分けルールの管理とはもうおさらばだ!
    って運用すると、メールに費やしてた時間を他のことにつかえて幸せだなぁと思う次第。

    ちなみにマイクロソフトはOutlook 2007のころから検索推奨してましたよね。
    検索フォルダのネストができるようになればさらに幸せなんだけど、実装まだかなぁ?

  • ほぼいないんだろうなー...。
    マウスジェスチャとか、RSSとの統合とか、いいとこもあるんだけどな。
  • by espelette (42945) on 2011年10月11日 18時39分 (#2032915)

    何年か前に The Inbox Makeover というタイトルで似たような話題が流行りましたね
    http://www.google.co.jp/search?hl=ja&q=the-inbox-makeover [google.co.jp]

  • とりあえずスパムメールと重要な相手からのメールぐらいは自動仕分けしないと、どう考えても作業効率が落ちる

    #というか「フォルダ別けしない」という使い方は、一度見たメールは即削除するんだろうか
  • 受信トレイに置きっぱなしにしてたら、まとめていらないメール削除するのが大変じゃないか。
    保存しておきたいメールは別フォルダに保存して、送り主別、用途別に整理しようとすると、
    結局フォルダ訳するはめに。




    #いらないメールも削除せず全部保存してりゃすむ話といわれりゃ其の通りなんだけど。
  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 12時40分 (#2032686)

    「フォルダ分けよりも検索機能を利用したほうがメールを速く *探し出せる* 」と書いてあるので、フォルダ分け全般を否定している訳ではない点を見落とすうっかりさんが現れそうな予感。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 12時51分 (#2032695)

    thunderbirdの7なんだけど、検索機能が色々と使いづらいです。
    余程の事がない限りフォルダ分けしたところから探しちゃう。

    • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 13時09分 (#2032717)

      Thunderbird、割と便利に使ってるけどなぁ。

      自動仕分け:アーカイブ目的。MLとか、宅配の通知とか。
       めったに見ないし、見るときは、分野がわかっている。
       追い出しとけば、INBOXの量も減るしね。

      残りのメールは、INBOXに残す。

      検索フォルダー:よく使う検索は、検索フォルダーにしておく。
       添付ファイル付とか、部署別とか、年度別とか。
       検索フォルダーを指定して、検索できるので、絞り込みも楽。

      検索機能:普段手軽に使うのはこれ。
       これもいろいろ簡単にフィルターかけられて便利。

      フォルダー分けより検索の方が便利なのは、「手間」ではなくて、同じ対象に対して異なるフィルターがかけられる点だと思う。そもそも、手動仕分けしている人ってそんないるの?

      親コメント
    • 私も会社ではThunderbirdですが、重要度はラベル(TAG?)付けてそれで見分けてます。
      サブジェクト、差出人、中身のキーワードでTAGを幾つか作って色分けしてます。

      フォルダ分けすると後でまとめて検索するときに使いづらいので、それはもう辞めました。
      代わりに検索フォルダとアーカイブを使っています。
      TAG付けした以上に細かい検索条件のフォルダーを作って置いたり。
      後からゆっくり検討が必要なモノと、参考にしたい情報があるのはアーカイブしたりしてます。

      #Thunderbirdはメールの数が増えるとイチイチ最適化とかして恐ろしく使い勝手が悪くなるので、会社でもGmailが使えたら楽だろうなぁと思ってる。

      親コメント
      • Thunderbird が つんでれバードになってしまってるうちのメーラーですが、
        2005年2月からずーっと積みあがったinboxは、
        ごみばこを空にしたり迷惑メールを消したりしてもゆうに4GB
        (振り分けフォルダ全部合わせると14GB)にせまる勢いでして、
        何かするたびにSQLiteにごりごり何かしに行ってしまい、
        アクセスが遅いストレージ(RAID1)だと、画面が真っ白になったりを繰り返すので泣きたいです
        (SSDとか、速度が速いストレージだともたつかないんでしょうが......)。
        firefoxも同様にSQLiteとアクセスチャージで引っかかってもっさりさんで、困っております。

        inbox/振り分けフォルダを横断して検索する機能は検索用のインデックスDBがあっという間に
        4GBを超えてしまい、検索入力するとハングアップするのでオフにしてあります...
        せっかくの機能がもったいない...

        乗換えも考えたりしましたがここまでデータがデカくなると
        移し替えの時間コストもばかにならなくて躊躇しています...

        --
        ( ´・ω・`)いままでとこれからを比べる生活
        ぱんかれ
        親コメント
  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 12時57分 (#2032700)

    フォルダ分けも、基本的には自動振り分けで行っているので、
    あまり「時間がかかる」ものという感じではないですね。
    そういう意味では、gmailなんかのラベル付加も、感覚としてはフォルダ分けの延長線上。

    # ラベルのネスト機能でだいぶ使いやすくなった、とか言っているあたり、
    # ある意味フォルダ分けのメソッドにとらわれているだけなのかもしれませんが。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 13時08分 (#2032714)

    未読メールをどこから読むか順番付けるために使うんじゃないの?

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 13時22分 (#2032730)

    「処理済み」

    • >>ただし、タスクマネジメントの一環としてインボックスを「to doリスト」化しようとするのは効率的ではないとこの研究は示唆しているとのことである。

      親コメント
    • 「ごみ箱」

      5割は読まずに捨てる。
      3割は読んですぐ捨てる。
      1割は数か月後に捨てる。
      1割はいらなくなったら捨てる。

      数年たってから必要になるなんて滅多にないし、重要なことなら他にドキュメントを残すし。
      経験上、いつか必要になるかもと思って残したものは、本人すら忘れるディスクの肥やしにしかならない。

      親コメント
  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 13時54分 (#2032750)

    関連ストーリー 7 days in email hell [srad.jp]
    と思ったんだけど、読み返してみるとちょっと違う、けど、せっかく探したのでPOST

  • by reininn (35924) on 2011年10月11日 14時06分 (#2032755)
    迷惑メールを放り込んでおいて、学習したころに消すフォルダは絶対必要なんだけど。
    もう一つ、航空券のチケット控えなど絶対消したくないものを入れとくのも必要だぞ。
    検索のことだけ考えてるやつは、馬鹿じゃないの?
    • by Anonymous Coward

      いや、本文をよく読もうぜ。
      フォルダが不要だなんて書かれてないし、作っていいよ。
      ちゃんと読もうね。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 14時51分 (#2032782)

    フォルダ分けは無駄だと思うし、今後使う予定もない。
    会社別に分けるなんて言うのは言語道断って感じです。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 15時44分 (#2032815)

    自動仕分けで適切にフォルダ分けできていると、むしろ検索機能はほとんど使わない。
    受信済みメールを整理もせずにため込んでいる人こそ、検索機能が必要なのだろう。
    もっとも、受信するメールの傾向にも依存することなんでしょうけどね。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月11日 15時49分 (#2032818)

    IBMの研究者は自動フィルタリングってのを知らないのか?

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