Technoboseの日記: 体系的なデータ整備の重要性
日記 by
Technobose
企業や役所では、業務に必要な情報を管理している。で、それを元にどこかに報告したりする必要がある。
たいていの報告は、業務統計のとりまとめやら、持っている情報を加工することでてきるんだけど、問題なのは、そういう作業をするために大変な労力と時間が必要なことだ。
今回、飛び込みでそういう報告業務を割り当てられた。数年に一回の報告のため、前任者に聞いたところ、二三ヶ月はかかるらしい。
ただ、作成する報告書の内容をみると、業務で管理している情報を元にした千件ぐらいの試算なんだよなぁ。
前任者は手作業で、業務システムから一件一件情報を集めて手作業で計算して、報告用のExcelに入力したらしい。
私は業務システムから必要な情報をCSVで出力して、Accessで計算するようプログラムしたところ試算自体は一分かからず終わった。必要なデータを抽出するためコード化するのに二日かかるとしても、そんなには時間がかからないような気がする。
やってみてネックなのは、資料が電子化されていてもExcelファイル、業務システムなどに分散していて、さらに簡単に名寄せできないこと。
統一した体系で情報を管理していれば、正確かつ迅速に作業を進められるのにな。
情報化というと、単にコンピュータ化だと思っている人が大半だけど、肝心なのは持っている情報資産を有効利用できるようにすること。それを考慮しないで、業務をコンピュータ化していっても、作業が二度手間になったりしてかえって効率が落ちることすらあるのにな(挙げ句の果てには「このシステムは俺が管理しているんだから、勝手には使わせない」とか言い出すやつも出てくる.で、そういう態度でいるのに予算が減らされて困るとか言い出すとかバカだよなぁ)。
というわけで、職員に持っている情報を有効利用できるスキルを身につけさせることが重要だと思う今日この頃でした(そういう意識がなければ業務のシステム化で、今あること以上の効率化なんて発想できるわけがない)。
たいていの報告は、業務統計のとりまとめやら、持っている情報を加工することでてきるんだけど、問題なのは、そういう作業をするために大変な労力と時間が必要なことだ。
今回、飛び込みでそういう報告業務を割り当てられた。数年に一回の報告のため、前任者に聞いたところ、二三ヶ月はかかるらしい。
ただ、作成する報告書の内容をみると、業務で管理している情報を元にした千件ぐらいの試算なんだよなぁ。
前任者は手作業で、業務システムから一件一件情報を集めて手作業で計算して、報告用のExcelに入力したらしい。
私は業務システムから必要な情報をCSVで出力して、Accessで計算するようプログラムしたところ試算自体は一分かからず終わった。必要なデータを抽出するためコード化するのに二日かかるとしても、そんなには時間がかからないような気がする。
やってみてネックなのは、資料が電子化されていてもExcelファイル、業務システムなどに分散していて、さらに簡単に名寄せできないこと。
統一した体系で情報を管理していれば、正確かつ迅速に作業を進められるのにな。
情報化というと、単にコンピュータ化だと思っている人が大半だけど、肝心なのは持っている情報資産を有効利用できるようにすること。それを考慮しないで、業務をコンピュータ化していっても、作業が二度手間になったりしてかえって効率が落ちることすらあるのにな(挙げ句の果てには「このシステムは俺が管理しているんだから、勝手には使わせない」とか言い出すやつも出てくる.で、そういう態度でいるのに予算が減らされて困るとか言い出すとかバカだよなぁ)。
というわけで、職員に持っている情報を有効利用できるスキルを身につけさせることが重要だと思う今日この頃でした(そういう意識がなければ業務のシステム化で、今あること以上の効率化なんて発想できるわけがない)。
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