chuukaiの日記： 文書担当者は自由記載欄を嫌う

文書関係の仕事で「これでいいでしょうか」とアンケート票を見せられたことがありました。
アンケートを取る目的が「今後の事業の参考」なのに回答事項に住所・氏名・電話番号があったりして、「住所・氏名・電話番号は今後の事業とどう関係があるのですか？目的と関係ないなら削除してください。」と答える簡単なお仕事でした。
しかし、アンケート票の一番最後に大きなスペースを取って「ご意見があれば記載してください」みたいな簡単な質問があったので、「うっ」と思って黙りこんでしまいました。
どんな意見がほしいのかが明確になっていると、自由記載欄であっても客観的なことが記入されます。
しかし、質問が漠然としていると、記入者の内心とかプライベートなこととか憶測とか、そのアンケート票の内容を何かの事情で外部に公開するときに扱いに困ってしまう情報が混じってしまいます。
後で扱いに困る情報なら取得するときに排除するべしなので、アンケート票を作った人に自由記載欄は本当に必要なのか、どういう意見がほしいのかとか、色々聞かなくてはならないのです。でも事業をしている人は、その事業を改善するために広範な意見がほしいから、色々な目的を並べ立てることになります。妥協点を探すのは面倒臭く、それゆえ文書担当者は自由記載欄を嫌うことになります。
文書担当者と一般化して言いましたが、自由記載欄を嫌っていたのは自分だけかもしれません。

武雄市の「図書館・歴史資料館に関する市民アンケート」のアンケート票がスキャンされているの(PDF,11.2MB)を見て、以上のようなことを思い出しました。