パスワードを忘れた? アカウント作成
712877 journal

nontanの日記: なぜか「仕事がうまくいく人」の習慣 32

日記 by nontan

ケリー・グリーソン著

ビジネスマンは「効率よく仕事をする」方法を知らない

なぜいつも時間が足りないのだろう?働きすぎと感じながら、その一方で、む
だな時間を過ごしていると感じるのはなぜだろう?答えは単純そのもの。大部
分の人たちが、職業については正式な教育を受けていながら、そのほとんど
(特にビジネスマン)は、能率よく効果的に仕事をする方法を教わっていないか
らだ。
準備の整え方や、仕事の進めかたを知らないビジネスマンが多すぎる。建物の
設計図を引いたり、気の利いた広告をつくったり、取り引きをうまくまとめた
りする方法は知っていても、就業時間を効果的に整理することや、邪魔が入っ
たとき、思わぬ好機が訪れたとき、優先事項が発生したときに、うまく対処す
ることができないのだ。

すぐにやる!

計画、到達点の設定、優先事項という考え方で優先順位を決めてしまうと、リ
ストにあげたひとつひとつに手が回らなくなることが多すぎる。「あまり重要
でないこと」は、「もっと急ぎのこと」の登場で棚上げされてしまう。しまい
に「あまり重要でないこと」は、棚の上で腐り始める。腐臭が漂うころには、
それは最も優先すべき事柄になっている。誰がその始末をつけるのか?もちろ
ん、あなたが片づけなければならない。今すぐにだ。

                書類、メールは「すぐに」処理する
始めて触れたり読んだりしたときに、取り掛かること。
もし取りかかるつもりがないのなら、そんなものを見つめて時間をむだにして
はいけない。返事を出すつもりがないのなら、Eメールを見つめて時間をむだ
にしてはいけない。やるつもりのないことで、その日を滞らせるな。やろうと
思っていることに手をつけて、『すぐやる』のだ。

                仕事の「先のばし」癖を退治する八つの鉄則
1、書類を読むのは一度ですませる。
デスクに載せた書類をすべて分類し、「やるべきこと」と「あと回しにするこ
と」の山をつくるのは、よくある悪い癖だ。
デスクに載せたものや受信したEメールをすべて読み返しても、何も達成でき
はしない。顧客からきた苦情の手紙は、始めて読んだときに、何が要求されて
いるかわかるはずだ。その手紙を二回読んでも、読む時間が二倍になるだけで、
しかも要求に答えたことにならない。最初に読んだときに返事を出せば『すぐ
やれ』ば、時間を節約できる上に、顧客にす早く対応し、業務を果たしたこと
になる。こういう業務を終わらせないと、もっと大事なことをやれなくなって
しまう。

2、重要でない仕事を先に終わらせる
わたしたちは経験から、頭脳が一定の時間に処理できる仕事や行動には限りが
あることを知っている。これがどんな影響を及ぼすだろうか。顧客からの手紙、
もしくはEメールを例にとってみよう。

まず一行目に目をやる。「新製品についての資料を送ってもらえませんか」。
  たちまちあなたの意識は、ほかの誰かに送ることになっていたが、まだ手を
  つけていない資料のことに飛ぶ。それから意識を元に戻して、もう少し読み
  進める。「あるプロジェクトのことで、わが社の人間と会っていただけない
  でしょうか」。ふたたびあなたの意識は、準備をしなくてはいけないのに、
  まだ手をつけていないほかのミーティングのことへさまよっていく。ふたた
  び意識を手紙に戻す・・・。やりかけの仕事が気になって、目の前の仕事に
  集中できないのだ。こういう状況でよく持ち出されるのが、優先順位をつけ
  るという考え方だ。

優先順位をつけることが、仕事を進める上で、重要になる場合もあるだろう。
しかし、それは何かをしないことの絶好の言い訳になりかねない。優先順位を
つけるとは、『重要でない』業務をあと回しにして、おそらくその先も手をつ
けないということだ。タイミングをはずした結果、頭のなかに、やりかけの仕
事を思い出させる声が常に聞こえて、取り掛かっている仕事に対する集中力が
うばわれてしまう。
予定事項のリストを十項目並べてみても、結局、下位の五項目は、先週のまま
という経験はないだろうか?最優先事項に目を奪われて、優先事項の低いもの
を無視しがちになる。それこそ優先順位が『低い』理由なのだが、それでもま
だ、それは、「やらなくてはならないこと」のままなのだ。

物事というのは、やるべきか、やめるべきかのどちらかなのだ。もちろん締め
切りは考えに入れなければならないが。やるに値することはやる、そうでなけ
れば、やらないことだ。業務の過剰な負担を減らすには、負担を感じさせたり、
中心となることから意識をそらせたりするような小さな職務を片付けるのが一
番だ。細々とした『重要度の低い』業務に取りかかろう。それらすべてをリス
トアップして、落ち着ける時間を確保し、着実にこなしていこう。あるいは、
やめることを決めて、ごみ箱行きにしよう。

さらにいいのは、初めから業務がたまらないようにすることだ。
こうして負担をなくしてしまえば、もはや気を散らされることはない。集中の
度合が高まり、それに伴って、もっと多くの業務を果たせるだけでなく、今ま
でより手際よく、もっと早く終わらせることができる。

3、問題は小さなうちに解決する
職務上の経験を積むにつれて、小さな「危険信号」に気づくようになる。何か
まずいことが起きて、手を打たないかぎり悪化するばかり、という状況を知ら
せてくれる信号だ。そこで、いつ、どうやって、こういう小さな目印に手をつ
ければいいのかという疑問がわく。わたしたちは、差し迫った問題に直面する
と、そういった小さな危険信号を見落としがちになる。

難問の山に含まれるものの大部分は、長く放っておくうち、どこかへ消えてし
まうだろう。しかし、絶対に起こってほしくない問題こそが、必ず起こる問題
なのだ。そこで小さな危険信号の始末をするのに比べて、その大きな問題を始
末するのにどれほど長い時間がかかるか、考えてみよう。

問題が小さいうちに取り組む習慣を見につければ、それが大きくなって、解決
に時間のかかる危険なものになる前に片づけることができる。その結果、重要
な仕事に集中する時間をもっと増やせるのだ。

4、仕事の邪魔になる原因となる業務を真っ先に処理する。
よく耳にする不満のひとつに、集中して仕事をしようとすると「邪魔が入る」、
というものがある。たいていの人は、邪魔が入るのを避けたり防いだりするの
に苦心している。「やれやれ、やろうとするたびに邪魔が入ったりしなけりゃ、
やり終えることができたのに・・・」というせりふを聞かされたり、口に出し
たりする機会が、いかに多いことか。

そもそも不満の種となる邪魔というものは、処理しなかったことから生まれる
ケースが非常に多い。未処理の仕事を抱えるだけでなく、その処理をあてにし
ている人々と交渉しなければならなくなり、さらに仕事が増えてしまうからだ。

邪魔を避けたいのなら、それに関わる業務を処理することだ。そうすれば、処
理しなかった理由の説明に時間をかけずにすみ、仕事をする時間を増やすこと
ができる。時間どおりに仕事をすませる人間だという評判を得れば、プロジェ
クトの進み具合を中間報告しとといわれることもなくなり、さらに邪魔を減ら
すことができるだろう。邪魔を排除っする利点として、好きなだけ仕事に集中
できる、仕事の質が向上する、同じ時間内でより多くの仕事を片づけられる、
などがあげられる。

5、やり残したことを片づける
あなたが今きつい仕事の流れに追いつけなければならず、同時に残務をため込
んでいるとしたら、仕事の流れを思いどおりにするために、まず残務を片づけ
る必要がある。残務自体がよけいな仕事を増やすので、それをなくせば、初め
に予測した以上に仕事を減らせると覚えておこう。残務を扱うにあたっては、
欠かせない五つのステップがある。

                1、残務の正体をはっきりさせる
                2、最初に片づけるべき残務を優先する。
                3、一日ひとつの残務を片づけられるように、時間を組む。
                4、残務の原因をはっきりさせる
                5、その原因を取り除き、残務がふたたび発生しないように、またそ
                れ以上残務をため込まないようにする。

6、過去ではなく、未来を目指して仕事を始める。
心理学者によれば、精神の健康状態を示すひとつの指標として、現在と未来で
はなく、どのくらい過去にこだわるかがある。現在から未来にこだわるのは、
健全とみなされる。多くのやり残しに気をもんでいるとき、少し『おかしくなっ
ている』と感じるのは当り前なのだ。過去を引きずっていると、ああすればよ
かったとか、絶好のチャンスを逃してしまったとか、考えがちになる。現在か
ら未来に向かうように導いてくれるものなら、なんであれ、時間を引き戻すも
のより健全と言えるだろう。

現在をスタートラインとし、未来をゴールに見立てたレースに参加していると
考えてみよう。現在からではなく過去からスタートするとしたら、スタートラ
インにたどり着くまでの距離をよけいに走らなくてはならない。わたしたちの
意識を過去に引き戻す業務を片づけるのと同時に、現在に向ける意識の容量を
確保する。

7、「時間がかかるから」を先のばしの言いわけにしない。
誰でも、気の進まない業務については先のばしにしがちだ。気の進まない業務
に正面から取り組んで成し遂げるのは楽ではないが、それをしなければ、単に
気が進まないだけではなく、困難な業務にしてしまうことがある。

先のばしをする人達のほとんどが、中途半端にしたり、やり終えていなかった
りする仕事についてくよくよと思い悩み、最後までやりとおせなかったことを
気に病むため、問題は悪化する。あなたが過去に直面した問題について、考え
てみてほしい。くよくよ思い悩むことが、何かの得になっただろうか。そう、
ならないのだ。なんらかの行動を起こしたときにしか、問題は氷解し始めない。
マーク・トウェインの言葉を覚えておこう。『蛙を二匹飲み込まなければいけ
ないときは、大きいほうから飲み込むこと。それと、あまり長いあいだ見つめ
ないことだ』

さて、もしあなたが仕事の順番を選べるなら、いちばん楽しくない業務を選ん
で、真っ先にすませよう。その日の二番目の業務が楽に感じられるだけなく、
最悪のことを処理できたという自身を深められる。

8、先のばしから解放されれば、もっと元気になる。
『先のばしは、どうしても人の自尊心を傷つける。その結果、楽観的なものの
見かたや幸福感、創造のためのエネルギーが失われることになる。慢性の先の
ばし病に苦しみながら、なんの手も打たない人たちは、目標に向かってゆく努
力や、目標の設定すら、ますます難しくなっていく』

仕事の習慣を見直し、決断力をもって習慣を変える

『見境なく、何でもすぐやる』では、仕事の能率は向上しない。だが、あなた
の仕事のとりくみが、いつもえり好みをし、いつも優先づけをし、いつも機が
熟すまで待ち、いつもあとで見直すと言いわけをし、いつも書類をぱらぱらめ
くったりEメールを念入りに読んだりしていることだとすれば、それを仕事と
は呼ばない。実際は、行動を起こさないという習慣を増長させているだけだ。
『すぐやる方式』をとり入れて、先のばしのための言いわけに別れを告げれば、
最終的に、行動を起こす習慣が身につくだろう。

一般に、成功を収めた人たちは、決断にほとんど時間をかけず、その決断を変
えるときに時間をかける。決断が怖いという人は多い。決断したら、そこから
生まれる結果と、運命をともにすることになるからだ。もしあなたが、決断力
に欠けるという弱点を持つなら、それを克服するための簡単な方法がある。ど
んな決定であれ、起こりうる最悪の結果を想像し、それに耐えられるかどうか
自問するだけでいい。もし耐えられると思ったら、いちかばちかやってみよう。

自分の行動のなりゆきに、いつも百パーセントの確信が持てるわけはない。第
二次世界大戦時代のアメリカの高名な将軍、ジョージ・パットンが次のような
信条をもって任務の成功を目指した「八十パーセントの確信が持てる計画があ
るのなら、力づくでも実行すべきである」

ベン・フランクリンのテクニック。十八世紀の著名な発明家であり、政治家で
哲学者でもあるベンは、決断をくだすのに役立つ手だてを持っていた。一枚の
紙を真中で半分に折り、ふたつの欄をつくる。片方の欄には、その決断をくだ
す理由をすべて書き出す。もう片方には、反対の理由をすべて書き出す。ふた
つのリストをくらべると、自分の進むべき方向がはっきりしてくることが多い。

わたしは、決断力のある人たちが、まちがった決断をくだすのを見てきた。お
もしろいことに、そういう人たちは、ほとんどいつも、自分たちの決断の意図
するところ『つまりそれが目的なのだが』を、最後には実現してしまうのだ。
この現象に関して、なんらかの自然律があると思う。決断するという行為その
ものが、その判断が正しいかどうかより重要で、その決断の結果にも、影響を
与えると言っていい。

『すぐやる』習慣が、あなたを行動的なビジネスマンにする

望ましい速さで行動できないのは、その業務が極端に難しいからでなく、むし
ろ可能なときには必ず先のばしをするのが習慣になっているからである。先の
ばしという言葉が単一のものを指すことはまずない。たいていは、身に染みつ
いた行動パターンのことである。
『すぐやる』ということは、"あとでやる"習性の代わりに、行動志向の習性を
わがものにすることだ。心理的な邪魔が入る前に行動するのだ。「難しすぎる。
たぶん消えてしまうだろう。たぶん誰かがやってくれる。気分が乗らない。や
る気にならない」などと考えるひまもなくなるはずだ。

『すぐやる』ことは、先のばしに対処するだけのものではない。仕事と人生に
向かうときの哲学なのだ。それはものの考え方でもある『わたしは事前に対処
するタイプである、わたしは行動志向の人間だ、目の前の問題など取るに足り
ない』こういう特性は、まず仕事と人生における取るに足りない細部に、どう
やって立ち向かい、どうやって習慣的に取り組むか、というところから始まる。

この議論は賞味期限が切れたので、アーカイブ化されています。 新たにコメントを付けることはできません。
typodupeerror

物事のやり方は一つではない -- Perlな人

読み込み中...