taggaの日記: アーカイブが立ち枯れている
日記 by
tagga
とある業務の共用アーカイブを職場で作ってもらったのだけど、 機能してない。
理由は:
- アーカイブにアップロードするのが面倒な人が多い
- アップロードされたファイルが、どれがどれか分からない
その原因は:
- アーカイブ用にえらんだGoogle Driveの使い方を知らない人が多い
- Google for Education のアカウントを使わない人たちがいる (念のためだが、業務用アカウントが他のがメイン)
- アーカイブの運用方針を決めていない。たとえば文書の名前の付け方
- Google Docs のアプリがブラウザ経由でMS Officeの文書を開くたびにGoogle Docs の文書を追加してしまう
4番を除けば、人の問題なんだよね。 つか、作ってもらうときに、こういう問題点が生じるけどと説明した通りの状態。 いやまあ、僕だけでも楽はできているのだけど、 他の人の最新版も見たいんだよ。
とりあえず他の人から流れているファイルで、 参照する可能性があるものは、 日付をファイル名の前につけてアップロードしている。 なんか無駄のような気もするけど、 どのファイルからの変更なのか調べている暇がないので、 時間の流れが考えないばあいの一番楽な整理法。
自分が管理しているファイルは、 Google Drive アプリのフォルダーから直接 MS Office でいじくって、 会議で確認してもらった版だけ履歴管理で削除しないようにしている。
けど、文章については、Google Docs にしてコアの数人で編集、 周りの人はコメント権限で、 わちゃわちゃと作ってしまいたいんだけどなあ。 とにかく楽をしたいんだよぉ。
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