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文書管理システムがちゃんと機能している法人機関だとファイルのブランチを勝手に作ったとして怒られます。新入社員云云かんぬんではなく、時代とシステムの問題でこの方式を使わない人はいるので"これが常識だと思って指示している事"の方が問題です。
ソースコードだけでなく、申請書や報告書の類までSVNやGITで社内文書を管理していて、管理職が承認を追記して最終コミットしていないと、清算されないなんてことになっている会社もある。昔、判子で、現在は文書管理システムのコミット履歴ってね。
出張命令書兼報告書兼経費精算書なんてものも存在している。まあ、一つの文書ファイルのページごとに複数の文書になっていて、担当者が盥回ししながらコミットする。メールで文書管理システムのここに命令書があるって上司から命令が来て、それをフェッチして、報告書と清算書をつけてプルしてから、メールで上司に清算を依頼するなんて手順になっている。だから、文書の更新履歴を見ると、「上司→自分→上司→経理部門の担当者→経理部門の管理職→上司→上司の上司」なんてコミット履歴がついていたりする。
でもね。「業務命令書-yyyy-mm-dd-nnn.xlsx」なんて最初の起草日を基にした連番ファイルの神Excelの文書で、それをやるのは勘弁願いたい。
しかし、『業務命令書』みたいに、決まった様式のものが何通もある文書だと、なんらか区別する名前が必要になるんじゃない?毎回、適切名前を付けられればいいんだけど、数が多いと難しくなってくる。その場合は、上の様なファイル名でも悪くは無いと思うよ。# 神Excelは別。
末尾のyyyymmddはバージョン管理のために使うことが多いですし、ドラフト段階では発令日も決まっていないこともあるでしょうから、同種別文書と区別するためであれば、｢(●●の件)｣とかのほうがよいかと。発令後の正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよいし。
そうですね。必ずしも日付に基く名前でなくても良いと思いますよ。絶対そうしなければならない、と言う話ではありません。重複しない文書番号発番方法があるのなら、その番号で十分です。ただ、件数が多くなると、｢(●●の件)｣は、名前を考えるのが面倒になるケースもあるでしょう。あるいは、｢(●●の件)｣が重複する可能性もあります。これは既に指摘した通り。
「正式版の写しであれば、文書番号を」は意味不明です。ドラフト段階では文書番号が割り当てられず、正式版にになって初めて文書番号が割り当てられる、という話なんでしょうか?だったら、写しからではなく、正式版から番号を利用すれば良いのではないかと思いますが。何か、ここには書かれていない隠れた前提がありそうな気もしますが。
文書番号の付け方は組織によるでしょうけれど、正式発行される際に番号が文書冒頭に書き込まれて確定する場合を想定しています(稟議開始時点で付番するなど、それ以外の方法もあるかもしれません)。｢写し｣と書いたのは正式版は紙で発行された場合を想定したもので、電子文書自体が正式版であればそのファイル名にも文書番号を付すのがよいかと思います。
正式版は紙で発行
電子データ=ファイルで作って、印刷した後に文書番号を発行するんですか?それは流石に想像できませんでした。いまどき、説明無しには伝わらんでしょう。
もしかして、印刷したものにナンバリングスタンプとか押すルール?
印刷直前にファイル上で書き込む場合も含めて｢正式発行される際に｣という趣旨です。
印刷直前にファイル上で書き込む場合
その時点で文書番号をファイル名に付けない理由が無さそうです。なんで「写し」からなんでしょう?そう言う意味で、「意味不明」です。
あなたの環境では、あなたでは変えられない理由があるってことなんでしょう。でも、それを「正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよい」みたいに一般化しても、ちょっと伝わらないと思います。
その場合にファイル名に付番することを否定しているわけではありません。Final版ドラフトをどのようなファイル名で管理するかは組織のポリシーによるでしょう。
Final版ドラフトをどのようなファイル名で管理するかは組織のポリシーによるでしょう。
その前提なら「正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよい」みたいな意見は出て来ないですね。やっぱり意味不明です。
すいません、なぜそう思われるのかよく分かりませんが、言ってもいないことを前提にすると意味不明なのは当然だと思います。
言ってもいないことを前提にすると意味不明なのは当然だと思います。
それはその通りです。しかし、まったく関係の無い事を持ち出しても意味不明になるばかりです。なぜなら、前提とした「Final版ドラフトをどのようなファイル名で管理するかは組織のポリシーによる [srad.jp]」も、「正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよい [srad.jp]」もmonyonyoさんが書いたことだからです。
元の#4226195 [srad.jp]に立ち返って
は逆に、書いていない前提があり過ぎて意味不明になっています。私は繰り返し、どういう前提でそう言っているのか尋ねているわけですが、なかなか通じない様に見えます。
自分の置かれた環境が絶対で、それに対して疑問を持つことも改善しようとしたことも無く、他にも多様なやり方があることに気付いていない人の意見の様に見えます。
すいません、何を疑問に思われているのか理解できません。
そう言う事にしたい、と言う事ではなく、本当に理解できないのですね?残念ですが、私の手には余るようです。
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物事のやり方は一つではない -- Perlな人
これ最近は怒られる場合があります。 (スコア:1)
文書管理システムがちゃんと機能している法人機関だとファイルのブランチを勝手に作ったとして怒られます。
新入社員云云かんぬんではなく、時代とシステムの問題でこの方式を使わない人はいるので"これが常識だと思って指示している事"の方が問題です。
Re: (スコア:0)
ソースコードだけでなく、申請書や報告書の類までSVNやGITで社内文書を管理していて、管理職が承認を追記して最終コミットしていないと、清算されないなんてことになっている会社もある。
昔、判子で、現在は文書管理システムのコミット履歴ってね。
出張命令書兼報告書兼経費精算書なんてものも存在している。まあ、一つの文書ファイルのページごとに複数の文書になっていて、担当者が盥回ししながらコミットする。メールで文書管理システムのここに命令書があるって上司から命令が来て、それをフェッチして、報告書と清算書をつけてプルしてから、メールで上司に清算を依頼するなんて手順になっている。だから、文書の更新履歴を見ると、「上司→自分→上司→経理部門の担当者→経理部門の管理職→上司→上司の上司」なんてコミット履歴がついていたりする。
でもね。「業務命令書-yyyy-mm-dd-nnn.xlsx」なんて最初の起草日を基にした連番ファイルの神Excelの文書で、それをやるのは勘弁願いたい。
Re: (スコア:1)
でもね。「業務命令書-yyyy-mm-dd-nnn.xlsx」なんて最初の起草日を基にした連番ファイルの神Excelの文書で、それをやるのは勘弁願いたい。
しかし、『業務命令書』みたいに、決まった様式のものが何通もある文書だと、なんらか区別する名前が必要になるんじゃない?
毎回、適切名前を付けられればいいんだけど、数が多いと難しくなってくる。
その場合は、上の様なファイル名でも悪くは無いと思うよ。
# 神Excelは別。
Re: (スコア:1)
末尾のyyyymmddはバージョン管理のために使うことが多いですし、ドラフト段階では発令日も決まっていないこともあるでしょうから、同種別文書と区別するためであれば、｢(●●の件)｣とかのほうがよいかと。発令後の正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよいし。
Re: (スコア:1)
そうですね。必ずしも日付に基く名前でなくても良いと思いますよ。絶対そうしなければならない、と言う話ではありません。
重複しない文書番号発番方法があるのなら、その番号で十分です。
ただ、件数が多くなると、｢(●●の件)｣は、名前を考えるのが面倒になるケースもあるでしょう。あるいは、｢(●●の件)｣が重複する可能性もあります。これは既に指摘した通り。
「正式版の写しであれば、文書番号を」は意味不明です。
ドラフト段階では文書番号が割り当てられず、正式版にになって初めて文書番号が割り当てられる、という話なんでしょうか?
だったら、写しからではなく、正式版から番号を利用すれば良いのではないかと思いますが。
何か、ここには書かれていない隠れた前提がありそうな気もしますが。
Re: (スコア:1)
文書番号の付け方は組織によるでしょうけれど、正式発行される際に番号が文書冒頭に書き込まれて確定する場合を想定しています(稟議開始時点で付番するなど、それ以外の方法もあるかもしれません)。｢写し｣と書いたのは正式版は紙で発行された場合を想定したもので、電子文書自体が正式版であればそのファイル名にも文書番号を付すのがよいかと思います。
Re: (スコア:1)
正式版は紙で発行
電子データ=ファイルで作って、印刷した後に文書番号を発行するんですか?
それは流石に想像できませんでした。いまどき、説明無しには伝わらんでしょう。
もしかして、印刷したものにナンバリングスタンプとか押すルール?
Re: (スコア:1)
印刷直前にファイル上で書き込む場合も含めて｢正式発行される際に｣という趣旨です。
Re: (スコア:1)
印刷直前にファイル上で書き込む場合
その時点で文書番号をファイル名に付けない理由が無さそうです。なんで「写し」からなんでしょう?
そう言う意味で、「意味不明」です。
あなたの環境では、あなたでは変えられない理由があるってことなんでしょう。
でも、それを「正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよい」みたいに一般化しても、ちょっと伝わらないと思います。
Re: (スコア:1)
その場合にファイル名に付番することを否定しているわけではありません。Final版ドラフトをどのようなファイル名で管理するかは組織のポリシーによるでしょう。
Re: (スコア:1)
Final版ドラフトをどのようなファイル名で管理するかは組織のポリシーによるでしょう。
その前提なら「正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよい」みたいな意見は出て来ないですね。
やっぱり意味不明です。
Re:これ最近は怒られる場合があります。 (スコア:1)
すいません、なぜそう思われるのかよく分かりませんが、言ってもいないことを前提にすると意味不明なのは当然だと思います。
Re:これ最近は怒られる場合があります。 (スコア:1)
言ってもいないことを前提にすると意味不明なのは当然だと思います。
それはその通りです。しかし、まったく関係の無い事を持ち出しても意味不明になるばかりです。
なぜなら、前提とした「Final版ドラフトをどのようなファイル名で管理するかは組織のポリシーによる [srad.jp]」も、「正式版の写しであれば、文書番号をファイル名に入れればよい [srad.jp]」もmonyonyoさんが書いたことだからです。
元の#4226195 [srad.jp]に立ち返って
は逆に、書いていない前提があり過ぎて意味不明になっています。
私は繰り返し、どういう前提でそう言っているのか尋ねているわけですが、なかなか通じない様に見えます。
自分の置かれた環境が絶対で、それに対して疑問を持つことも改善しようとしたことも無く、他にも多様なやり方があることに気付いていない人の意見の様に見えます。
Re:これ最近は怒られる場合があります。 (スコア:1)
すいません、何を疑問に思われているのか理解できません。
Re:これ最近は怒られる場合があります。 (スコア:1)
そう言う事にしたい、と言う事ではなく、本当に理解できないのですね?
残念ですが、私の手には余るようです。