「おしえて！電子ファイル超整理法」記事へのコメント

分類が重要

[Anonymous Coward]

個人で保管するファイルと、組織で保管するファイルは管理方法が違う。

組織で保管する場合は、人による情報量の大小を減らすためにルールを作ることが重要。
プロジェクト関連だったら、フォルダへの格納ルールを作ってメンバに遵守させる。
組織内の文書だったら、大体カテゴリがあるので(人事異動とか、お知らせとか)
相応のフォルダを年度別に作って放り込む。

個人も、年度、プロジェクトぐらいで分けとくと、その下を検索すれば大体見つかる。
文書をレビューしたり、客に出したりと版管理するのであれば
正式版と、レビュー版を分かるようにして格納しとくことも重要だね。
昔、客先にレビュー後の文書を出すつもりでレビュー前の文書を出して
大目玉をもらってから版管理に気をつかうようになった。

Re:

[Anonymous Coward]

大きな会社ではたいがい文書に管理番号を付与してると思うけど、以前びっくりしたのは、
すべての文書が管理番号で構成されたフォルダ階層によって管理されているという、
どう見ても総務部門の都合しか考えてないような会社があった。

機密種別とか取引種別とか毎にフォルダが分かれていて、機能別に分担するチーム毎に
管理番号取得システムからおのおの通番を取得しているという。

関連する機能どうしの設計書をそれぞれのチームが勝手に取得するものだから、フォルダが
全然違う場所になる。
また同じ機能でありながら設計書とテスト仕様書はフォルダが違う場所。それも単なる通番
だから一度管理システムで検索をかけないとフォルダにたどり着かない。

したがってフォルダへのショートカットがメールの添付で飛び交い、フォルダ管理表がチーム
毎に作られ、各フォルダ内にショートカットファイルが散乱するという、ひどい有様だった。

あのひとたち、元気かなぁ。