「国土交通省、メールについて送受信後1年後にすべて破棄する方針」記事へのコメント

地下に潜るだけ

[loose duce (47070)]

いざ自分の首がかかった危険なやりとりは、個人的に保管する人が
一定数出てきます。
一部分だけ残っているのが吉と出るか凶と出るかは、現在のグダグダな
管理状況とそう変わりはないんじゃないかな。

Re:地下に潜るだけ

[Anonymous Coward]

私のいた某省はメールボックスの容量が10MB(メガバイト)だったから、保存しようにも保存できなかったからね…3-4年前の話
ケータイで撮影した写真が送られてくると受信しきれずよくパンクしたけど、そのくらいやってもよいと思うよ

そもそも一年以内に破棄してりゃ良いんだし、みんな工夫が足りないなあ
引き継ぎ文書も職場で共有する文書だから公文書になる、一年未満で捨てれば総務省への登録、公開をする必要はないけどね
私は引き継ぎ受けたら、自分用に要旨を書いた文書を作って、もらった文書は捨ててた (副本や複製は行政文書として登録義務がある)

個人メモは無制限に持てるから、実際の退庁時刻とかは病気になった時に備えてメモしている人は多いはず
声の大きな人の発言や応対、法令の謎解釈とかは個人的なメモで残してあるけど、メモ自体はそれほど要求されることはないと思ってる
そういう事実があったかどうかは口頭で諮問されるし、口答ですむからね
裁判沙汰になってもそれは同じ
ただ、記憶間違いじゃないか？と疑われた時にメモが有効になるってだけのこと

今時だから重要なこともメールでやり取りするけど、役所は今でも紙ベースで覚書を作る
二者で記録が食い違っていたとしても、両者が確認して作成した正式な文章が大正義であって、そこに至るまでにどんな経緯があったかなんて言いあっても仕方がない
　※昔は担当部署ベースの覚書の裏話が書かれた解説ペーパーが沢山あった

個人的には一年で強制削除しても問題になることはないと思う
そもそも複数人で共有するメールで一年以上保存すべきものは文書登録しなければならない
保存した文書は、公開しなくちゃならないんだから

文書管理の担当部部署が書庫や各ロッカーを監査するんだから文書が残っている方がおかしいし
それでも職務上必要な文書は手地続きとれば普通に残せるんだし、文科省や国交省は文書整理に真面目に取り組んでないのでは？
その姿勢が個々のの職員に反映しているのだと思う

Re:

[Anonymous Coward]

あ、メールはアーカイバ(100MB)に移せたから、実質110MBだったかも
パソコンならともかく、今時はUSB機器接続不可のシンクライアント端末だから、個人でメールを保存するのが難しいんだよね
持ち出すなら印刷するか自宅にメールするしかない
フリーメールアドレスには送れないとか、送信するにも色々制約がある訳よ
そうなるともう手帳かスマホに記録する方が楽だったりする