オフィスミーティングの正しい終わらせ方 70
ストーリー by nagazou
終了時間を決めてない会議を禁止 部門より
終了時間を決めてない会議を禁止 部門より
職場のミーティングには正しい終わらせ方という記事がBloombergに掲載されている。曰く、ミーティングを間違った終わらせ方をすると、従業員の生産性を低下させ精神衛生に悪影響を与える可能性があるという。ノースカロライナ大学シャーロット校のスティーブン・ロゲルバーグ教授は、「会議をきちんと終わらせないと、人々はいったい何が決まったのかと思い、非常にフラストレーションがたまることになる」と述べている（Bloomberg）。
このため記事では、終了時刻の3-5分前には会議を切り上げ、適切な 「クロージングプロセス」を行うことが推奨されている。クロージングプロセスでは、会議で話された内容をまとめることや、次のアクションアイテムは何か、完了させる直接の責任担当者の決定、具体的な期限の確認をおこなうことを勧めている。また、会議が時間内に終了しない場合は、未解決の議題や次回の対応について明確にする必要があるとしている。
なお会議の時間がなくなってからの追加議題についてはうまく断り、メールでのフォローアップをすることが望ましいとのこと。
打ち合わせ (スコア:4, 興味深い)
終わりに今日決まったこと、ペンディング事項
次回の打ち合わせ予定と顧客がやっておくべき作業を確認して
翌日までに議事録を提出する
議事録は出しっ放しにしないで承認を取っておく
辺りが普通
Re:打ち合わせ（追加で） (スコア:1)
ペンディング事項は、（括弧書きで対応する人（会社））を記載しておく
又、次回の打ち合わせ時には、
前回議事録の確認から始め、各ペンディング事項の確認から始める。
ここまでワンターンとなっていました。
そういえば、自社の議事録用紙（まだPCが無かった時代）にも、「議事内容」、「決定事項」、「未決事項」の但し書きが有りました。
それ以上に (スコア:1)
正しい始め方、というか正しい開催通知の出し方が必要かも
Re: (スコア:0)
開催の前に、そのミーティングが必要かどうか検討して欲しいですね。
「会議」と称して「連絡事項を読み上げるだけ」みたいな集まりが多すぎます。
文盲の方向けに必要な場合はあるかもしれませんが。
Re: (スコア:0)
「欲しい」じゃなくて変えなよ。なんで願い事をここに書くんだ。
Get Wildを流す (スコア:1)
なんかやりきった感があるのと問答無用で終了できる
しかし、皆さんは想像上の無駄会議を語っているのか
それとも、本当に無駄会議できるほどの余裕のある会社にお勤めなのか
Re:Get Wildを流す (スコア:1)
Get Wildが流れると
・会議が終わったと思う
・また来週も会議だと思う
Re: (スコア:0)
Re: (スコア:0)
半鐘を鳴らして「おジャンでございます」からの拍手で
場所によっては「慌てるな敵の軍師の罠だ」と言い出したり、全力でペダル漕ぎ出したりする人が
Re: (スコア:0)
Re: (スコア:0)
二社でしか仕事したことないけど、無駄会議って出くわしたことない
ああいうのって実話なの？
フィクションでよく見る、机の上に書類の山ドサーみたいなもんだと思ってる
Re: (スコア:0)
日本で終わった感を出す曲と言ったら蛍の光だろ
縁が無い (スコア:0)
オフィスラブの終わらせ方
Re: (スコア:0)
オフィス以外のラブは縁があるの？
※ただし日本はのぞく (スコア:0)
日本での会議中、誰もが心の中で思っていることは「はやく終わらねえかな…」という気持ち
大して重要な議題があるわけではなく、毎日とか、毎週とか、スケジュールに従って続いているだけの無駄なルーチンワークの最たるもののひとつ
その日本で「適切なクロージングプロセス」なんてやりだしたら、誰もが「おいもういいだろ？」「さっさと切り上げろ」という、会議へのネガティブな気持ちを増幅するだけ
これ以上ないほど完全なる逆効果
Re:※ただし日本はのぞく (スコア:1)
「本文を読んでない」上「自分の言いたいことだけを言って」、かつ「自分の考えが全員同じだと思っている」レスの例
Re: (スコア:0)
＞「はやく終わらねえかな…」という気持ち
＞自分の考えが全員同じだと思っている
うん。自分とこの職場ではたぶんみんな何も考えてない
マネージャが最初にやること (スコア:1)
こういう人を最初から参加させない
報告会と、議論を分けて、
報告会だけ出席させる
積極的に状況を把握して意見しないから議論には参加させなくていい
Re: (スコア:0)
報告会面倒なんだけど議論をしないならその会議いる？
報告会なんのためにやってるか考えたことないんじゃない？
一番いいのは会社がそういうマネージャーを解雇することだけど。
Re:マネージャが最初にやること (スコア:1)
主に進捗報告会ですよ
現状把握しないで、どうやって次に進むのか
自信をもって進んで誇れる成果がないと「面倒」という言葉でごまかしたくなるかも。
オンラインで記入された進捗報告だけで進めていけるのは
Google などの超優秀人材が集うところだけ
Re: (スコア:0)
マネージャーが現状把握したいだけなら個別に聞けばいい。
チーム全体に現状把握させたいのなら進捗報告会なんかじゃ不足。
会議の意味、意義を考えないとこうなってしまう。
Re:マネージャが最初にやること (スコア:1)
それはすごい。あなたはそれでいいから、それでいこう
という風に会議を短くしよう
Re: (スコア:0)
あなたは将来マネージャーになる機会があってもならない方がいいかもね。
Re: (スコア:0)
報告会で議論があったら変だろ。
報告会は現状の確認のみ。意見や議論は別のタイミング。
コードレビューで指摘をするだけに留まらず、解決策とか方針の話をはじめるのが絶対的NGなのと全く同じ。
案出したり方針考えたりするのは別の作業、一緒にやったら絶対だめ。
基本中の基本だが、作業目的を明確にして脱線しないだけで、作業時間が劇的に減るぞ。
Re: (スコア:0)
報告会なんかしたくないんだからちゃんと進捗報告書いてくれよとはなるな。
親コメのひとはそんなことないんだろうと推測するが、報告会のほうが報告しやすいひとが中にはいるので、そういう人のために報告会をする。
Re: (スコア:0)
でも見極めがムズいんだよね。
しくじるとなんでおれが外されてるんだってこじれるし。
なので無難に集めちゃうんだよ。
元コメが「はやく終わらねえかな…」じゃなくて、
「あ、わたし呼ばなくてもいいです」って言える剛の者なら皆幸せになれるかもなｗ
Re: (スコア:0)
誰も聞いてないからね。
会議で決まった事無視して仕事進める人も出てくるしどうしようもないね。
Re: (スコア:0)
そういうときは、早めにさくっと「クロージングプロセス」をやるんだよ。誰もが「はやく終わらねえかな…」と思ってるなら文句も出ず早く終わってくれるよ。
無駄な開催は防げないけど、無駄時間なら減らせる。
Re: (スコア:0)
何かを決めるというより偉い人の腹に溜まっているフラストレーションを発散する場なので何が決まったのかなんて疑問は微塵もないが、
始めから終わりまで「なんだこの無駄な時間…」というフラストレーションだけが溜まっていく。
そして議論が再燃する会議 (スコア:0)
> 会議で話された内容をまとめることや、次のアクションアイテムは何か、完了させる直接の責任担当者の決定、具体的な期限の確認をおこなう
理想はこれです。
しかし、実際にこれをすると異論や質問が出てきて永遠に会議は終わらないことになる。
おすすめは、タイミングを見計らって終わらせた後で
議事録に会議結果報告を添付すること。これの利点は内容を作成側の一存で決定できること。
異論は次の会議のころには有耶無耶になっていることでしょう。または有耶無耶にしてしまう。
再燃しちゃうぐらいなら燃やし続けちゃえ (スコア:0)
会議中に共有画面で会議で話された内容をまとめたり、次のアクションアイテムは何か、完了させる直接の責任担当者の決定、具体的な期限の確認をすれば、再燃はしないよ！
＃議論が進む保証は無いが。
＃＃自分はこれ＋会議終了時のクロージングをすることで、後出しのグダグダを防いでる。
Re:再燃しちゃうぐらいなら燃やし続けちゃえ (スコア:3, 興味深い)
会議中に共有画面で会議で話された内容をまとめたり、次のアクションアイテムは何か、完了させる直接の責任担当者の決定、具体的な期限の確認をすれば、再燃はしないよ！
「議事録ドリブン」 [google.com]という考え方ですかね。
提唱された当時は、それ用のXMLベースシステムを作って起業しようとする人がいたり大変だった印象だけど、今なら楽になったのかな。
Re: (スコア:0)
みんなで議事録を書く、だと大変だろうね。
でも、一人が書いて皆で画面共有という形なら、今書くかあとで書くかの違いしか出ないので特段の大変さは無いよ。
Re: (スコア:0)
自分もそう。
リアルタイムで映しておけば、みんなメモを取る必要がほぼ無くなる上、
会議終了後の議事録の再確認なんてプロセス必要なくなるから。
Re: (スコア:0)
クロージングプロセスが始まった時点で異論質問は却下するんだよ。
どうせ会議中には間に合わなかった意見なんだから別途まとめて挙げさせた上で、
担当者なんかに割り振って次回アジェンダにでも組み込むの。
Re: (スコア:0)
いや、理想じゃなくて、普通のことだぞ。
クロージングを議事録でやらずに会議中にやれってだけの話。
ファシリテータがクロージングに入ることを明言して、そこから異論が出るような次回に持ち越せばいいだけ。
昔の校長先生 (スコア:0)
今月のちょっといい話
自分の家族の素敵な逸話
今日通勤途上で目についたモノについてのためになるお話
全部仕事関係なし、俺様素晴らしい、おまえ達より上位の生物なので存分にひれ伏せ。
マウンティング大会のために社員を何時間も拘束する愚行。自分もそうされてきたから
何も考えずそのまま自分もやる。一方で無駄な経費を垂れ流し、手元資金も枯渇寸前。
これぞ赤字企業。え、どこのはなしって、うちです。ははは。
えぇ、改善提案してますよ。「この会議はコミュニケーションのため、プレゼンの練習にもなる」
とか電波飛ばすのがぞろぞろいますのでなかなかね。大変。ははは。
Re: (スコア:0)
有名な話だと思ってたけど、そうでもない？
実は専用の“ネタ本”がある？ ようやく判明した校長先生の話が長いワケ！
https://www.lettuceclub.net/news/article/169425/ [lettuceclub.net]
正しい終わらせ方、と言えば (スコア:0)
「やっぱり会議をしても無駄でしたね」と言って次からは会議をしない事を決めて終わらせる事。
カイジに出てくるアレをつけよう (スコア:0)
針が出て耳の鼓膜を破るやつ
時間までに終わらせないと参加者の鼓膜に被害が出る
Re: (スコア:0)
羅惧美偉スタイルでいいんじゃない。
時間までに終わらせないと、参加者が死ぬってことで。
ところで、 (スコア:0)
と会議終了5分前に話を持ち掛ける。
延長戦の始まりだ恨まれること間違いなし
正しくクロージングできない会議は (スコア:0)
そもそも立ち上げに失敗してる。
話したいアジェンダも課題もふわふわしてたり、主催者が決めたいことは決まってるのに
自分から言い出したくないから誰か言い出さないかなという目論見であえて具体的にせず何も進まず空中分解したり。
そういう招集繰り返す人には事前にアジェンダや検討課題を明確にするよう突いて
明確でないなら参加しないくらいの姿勢でもいいと思うよ。
明確な決定事項があれば意識せずとも自然とクロージングプロセス経て終わる。
可視化 (スコア:0)
なんか、会議をうまく進めている勢と、会議にダラダラ参加しているだけ勢のどちらに属しているかが可視化されてる気がする＞このトピの議論
そんなことより (スコア:0)
Re: (スコア:0)
両方大事よ。だから両方やればいいじゃない＞正しいミーティングの始め方、終わらせ方
ミーティング終了のお知らせ (スコア:0)
次からミーティングはありません。
中立な議事進行役 (スコア:0)
それがいない会議は駄目だね
問答無用でぶち切る (スコア:0)
開始が一分の遅れも許されないのに終了をダラダラ引き伸ばしていいはずないだろ
Re: (スコア:0)
そういうところはそんな言うほど会議してないんだろって思う。
うちの会社とかみんな一日のスケジュールはほぼ会議でみっしりだから、会議室は後ろつかえてるし、メンバーも大抵は次の会議に移動するから、どんな会議もきっかり時間どおりに終わるよ。